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多项目管理的6个关键成功因素!

| 2020-09-05

那么如何在资源有限的情况下,实现多项目同时开展,并保证项目如期完成呢?

公司运营过程中基本都是多个项目并存,同时推进,很少会只运营一个项目,在多项目管理中经常会遇到这些问题:

不同项目资源分配不均; 多项目进度难以监控; 项目综合成本居高不下; 项目整体质量无法保障。

那么如何在资源有限的情况下,实现多项目同时开展,并保证项目如期完成呢?

多项目管理常见问题

多项目并行比单个项目管理更容易出现意外,因为与单项目管理相比,多项目管理的环境显得更加复杂和难以管控。

需要协调来自不同部门的资源; 项目的优先级和战略目标经常会被调整; 有些项目是相互依存的; 决定必须在很短的时间内完成; 需要精确的项目信息。

造成这些问题的原因很多,例如:

缺少对所有项目和资源的详情概述; 项目的优先级排序不当; 在资源冲突的情况下,资源分配不合理; 没有及时监控项目进度; 没有专业的项目管理。

如果成功地解决了这些问题,那么您的项目运行就会很顺利。以下是影响多项目管理的一些关键因素,希望能对大家有所帮助。

多项目管理的成功要素

1. 用PMO制定项目标准及流程

不管做什么项目,尽可能标准化、流程化。PMO(Project Management Office)也就是项目管理办公室 ,它的实质是组织的一个决策和计划部门,也是一个监督机构。他们肩负着组织战略目标如何实现的责任,在组织业务层面上负责多项目的决策、计划、实施流程和监督等。

如果要有效管理多项目环境,建议您制定一个标准的更新项目的流程,确保项目启动前满足满足一定的标准在启动,这能为项目优先级提供一些基础。

由于这个制定具有跨项目性,因此在制定标准时要注意项目间的通用性。

(图:适当的流程和高数据质量使PMO能够确保专业的多项目控制)

PMO还应当负责项目资源的有效流动以及团队项目管理水平的不断提高,例如:

确定项目的启动方式; 建立项目流程和方法; 协调资源请求; 培训项目经理; 为项目管理和资源管理引入合适的工具。

一个成熟和被接受的PMO可以适当的减少项目延误,成本和工作超支;提高客户项目的盈利能力;改善项目的战略方向。

Tips:您的PMO必须得到最高管理层的支持。但是,它不应被视为一个监管机构,相反,它必须向项目团队明确证明其价值,这将确保他们的举措被团队成员接受。

2. 给项目制定优先级

为了避免一次处理太多项目,您应该把注意力集中在重要和紧急的项目上。因此,需要根据企业战略目标确定优先顺序,然后依次有序地开展项目。

我们强烈推荐一种排序方法: 创建项目价值分析标准,这个标准需要根据公司情况(公司规模/行业/运营状况)做一些调整。

(图:用于区分项目规模和项目类型的项目评估分析示意图)

根据评级,您需要确定哪些项目要优先启动,这对企业战略目标的实现非常重要。

(图为Worktile的【概览】组件示意图)

Tips:您需要确保将最多的资源用于最重要的项目。

3. 在容量规划中保持战略性,资源合理分配

一个公司资源是有限的(包括人力/财力/硬件设备等),同一资源不可能同时供所有的项目使用。因此,需要实施战略资源规划,也称为 容量规划 。您需要及时识别资源瓶颈,并能够根据您的公司战略对其做出反应。

容量规划不足的话,您可能面临以下风险:

由于资源分配不足,项目未按时完成; 由于没有使用足够的适当资源,项目成本会增加; 您将在解决资源冲突的协调工作浪费大量时间; 所有这些都可能导致客户不满意。

因此,合理分配是非常重要的,多项目并行时,在资源充沛的情况下一般是几个项目内部互相调用,特殊资源找公司协调;在资源紧张时,应先建立多项目进度计划梳理与内外部资源情况分析;再根据每个项目不同的阶段及情况,匹配人力资源模型。

例如:会议室,公司的会议室是有限的,但是多项目同时进行可能就会出现需要抢占会议室的情况,如果提前协调时间,定好会议室,将会避免很多不必要的纠纷。

(图为Worktile的日历应用示意图)

Tips:需要确保为最重要的项目保留最多的资源,而不是为不重要的项目配备人员。

4. 项目之间相互依赖与约束,建议公开项目

多项目管理很重要的是如何保证资源的有效投入,在项目团队中,一人跨多个项目的情况一定不要多,否则项目效率会低下,而且可能会出现几个项目有相互依存的关系。

把公司项目公开,有利于资源的共享,让他人都知道你在做什么,对于任务分工也能更明确,尽量避免出现一人同时参与多个项目的情况。

(图为Worktile的看板示意图)

5. 团队间的协作和沟通平台不可或缺

在多项目管理中,各个项目组成员在统一的合作体中工作,各个项目之间交换各种信息,沟通信息量成倍增加,团队间的协作也更加频繁。

这时多项目结构化协作就变得非常重要,有一个固定的沟通平台,方便成员间的沟通,可以很好的解决这个问题。

(图为Worktile的消息应用示意图)

6. 实时监控项目进度,了解所有项目和资源的状况

对于多项目管理来说,组织外部环境是非常复杂多变的,经常都需要根据外部环境的变化和需求对组织内的项目进行调整,而且项目本身的状态也不断发生改变。

因此,项目管理者要注意明确每个项目的里程碑节点,监控项目进度,定期对所有项目的进度进行统一更新,确保关键任务上的资源可用性,做好风险储备,出现问题及时调整。

(Worktile的统计报表可以查看所有项目的进度及延期情况)

相对于单项目管理,多项目管理在进度、成本、质量等方面承受更大的压力, 确保组织内每个项目都能以最少成本按时、保质完成 ,是多项目管理最终追求的目标。

 

本文由 @高兔子 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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